Ik koos voor cloud opslag

5 juli 2016

Posted in ICT en Techniek

clouduittwente - Cloud opslagIk ben de directeur van een klein bedrijfje in Flevoland en ik wilde ongeveer een jaar geleden uitbreiden naar een nieuwe locatie. Alle contracten met klanten en gegevens van het personeel werden bij ons nog bewaard in grote kasten, compleet niet meer van deze tijd! Om een nieuwe locatie te kunnen openen was het daarom zaak om goed uit te zoeken hoe wij onze cloud opslag konden gaan regelen zodat we ruimte konden gaan besparen. Voor diegene die het misschien nog niet weet: cloud opslag houdt in dat je al je documentatie digitaal opslaat, op één grote server. Je hebt niet langer allerlei kasten of harde schijven nodig maar kunt gewoon gebruik maken van de opslagcapaciteit van een externe server. Dit klinkt natuurlijk ideaal maar toch zitten hier een aantal haken en ogen aan. Laat je niet verleiden door aanbieders die lage prijzen vragen, je moet zorgen voor degelijke opslag waar je jaren mee vooruit kunt. Waar moet je aan denken bij het aanschaffen van cloud opslag?

  • Overzetten oude data
  • Capaciteit
  • Extra opties

In de eerste plaats was het voor ons zaak om al onze oude gegevens over te zetten naar de nieuwe opslag. Dit was een gigantisch karwei dat heel zorgvuldig moest gebeuren. Wanneer je een klein foutje maakt of een bepaald document niet meeneemt kunnen grote problemen ontstaan. Ik heb gekozen voor een aanpak waarbij ik een principe voor een aantal maanden een nieuwe functie creëerde. Er zijn mensen aangenomen om alle oude gegevens over te zetten naar de cloud opslag. Deze medewerkers zijn hier echt maanden mee bezig geweest. Het was een hele bezigheid en deze mensen hebben hard gewerkt om uiteindelijk alle documenten netjes op de digitale opslag te krijgen. Natuurlijk is dit ook het moment om weg te gooien wat je niet meer nodig hebt. Heel veel verlopen contracten of contracten die niet meer van toepassing waren hebben we gelijk weggegooid. Ook documentatie over de werknemers die niet meer bij het bedrijf werkten kon de prullenbak in. Het is soms lastig om te bepalen of je een document in de toekomst nog nodig gaat hebben. We hebben de regel gehanteerd dat een document weg mocht als dit tenminste 5 jaar oud was en geen enkele waarde meer had voor het bedrijf. Soms moesten we gegeven die ouder waren dan 5 jaar namelijk bewaren om onze vrienden van de belasting tevreden te houden. Het overzetten van oude data naar de cloud opslag was zoals gezegd een lang traject, maar ik ben blij dat we eindelijk stappen hebben gezet. Nu alle gegevens online staan is het voor werknemers veel fijner werken en slaap ik beter. Ik ben niet meer bang dat we een contract verliezen of dat het magazijn afbrandt!

Cloud opslag; geschikt voor jou

Er zijn allerlei soorten cloud opslag. Wanneer je voor het eerst een blik werpt op de mogelijkheden kan dit overweldigend zijn. Wanneer je echter beter gaat kijken dan besef je dat heel veel opties voor jou eigenlijk helemaal niet van toepassing zijn. Je moet voor jezelf bijvoorbeeld goed bepalen hoeveel capaciteit je nodig hebt, dan vallen er gelijk een heleboel opties af. Hoe maak je deze afweging precies? Om te bepalen hoeveel capaciteit je nodig hebt moet je eigenlijk niet in concrete documenten denken, maar in de hoeveel gegevens die je op de relatief korte termijn moet opslaan. Ook moet je goed bedenken hoeveel werknemers van de cloud opslag gebruik gaan maken. De opslag moet stabiel zijn voor iedere werknemer die daarmee werkt; de server moet elke aanvraag soepel kunnen verwerken. Veel mensen denken dat het bij cloud opslag alleen gaat om opslagruimte, maar gek genoeg is dit maar een klein onderdeel. De opslagruimte is namelijk vrij eenvoudig uit te breiden wanneer je wat meer nodig hebt, maar ditzelfde geldt niet voor de processor of het besturingssysteem. De processor is een belangrijk onderdeel van de computer. Deze bepaalt hoeveel berekeningen uitgevoerd kunnen worden. Je kunt een gigantische harde schijf hebben en een langzame processor, je kunt dan uiteindelijk helemaal niets met al die ruimte. Het verbeteren van de processor is natuurlijk een flinke opgave. Om het uit te leggen kan ik het best een metafoor gebruiken. Wanneer je de cloud opslag ziet als een man, dan is de harde schijf de rugzak die hij op zijn rug heeft. De processor is het hart van de man. Je snapt dat het veel lastiger is het hart te vervangen dan om een grotere rugzak om te doen! Kijk dus goed naar de capaciteit die de server moet hebben. Niet alleen naar de opslagruimte, maar ook naar de andere technische specificaties. Tot slot: bepaal wat voor extra opties je op de server wilt laten instaleren. Je kunt hier veel leuke dingen mee doen, laat je informeren door een professional over de mogelijkheden!

Een goede leverancier

Er zijn honderden bedrijven die cloud opslag aanbieden. Je weet echter niet altijd of deze bedrijven daadwerkelijk goede diensten leveren. De beste cloud opslag vind je bij http://clouduittwente.nl/. Op deze site krijg je de optie tussen standaard pakketten of een op maat gemaakte oplossing. Je gaat in overleg met ervaren IT’ers en zo komen jullie samen tot de beste optie. Dit bedrijf heeft ons geholpen om onze transformatie te bewerkstelligen en we zijn ze hier nog altijd dankbaar voor. Klik snel op de bovenstaande link en neem gelijk contact op. Het kost even wat werk om cloud opslag te regelen, maar je zult hier nog jaren plezier van hebben!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn